Pada Hari ini, Senin 29 April 2013. Di Kantor Balai Diklat Keuangan Medan. Telah dibuka Diklat Pengelolaan Barang Milik Negara Tahun Anggaran 2013. Diklat tersebut dibuka oleh Kepala Bidang pada Kanwil DJKN Sumut, dan dihadiri oleh Kepala Balai Diklat Keuangan Medan. Diklat ini diikuti oleh 54 orang peserta yang berasal dari unit-unit di Lingkungan Kementerian Keuangan. Adapun tujuan diklat ini adalah agar seluruh peserta mampu dan mengetahui bagaimana proses dalam Pengelolaan Barang Milik Negara.

Oleh: Sy. Nani Rahmani

Beberapa waktu belakangan ini, nama UKI yang merupakan kependekan dari Unit Kepatuhan Internal, menjadi salah satu topik yang sering dibicarakan di kantor. Dari berbagai tanggapan tentang UKI yang penulis dengar, tidak sedikit yang bersifat negatif. Ada yang mengatakan bahwa UKI akan menambah pekerjaan. Ada juga yang khawatir bahwa UKI akan menjadi “musuh bersama” para pegawai karena pekerjaannya yang mencari-cari kesalahan.

Seperti kata pepatah, tak kenal maka tak sayang. Karena itu, ada baiknya kita mengenal lebih dekat sosok UKI yang sebentar lagi akan mewarnai suasana kantor. Sehingga terjadi kesamaan pengertian dan pandangan tentang keberadaan UKI dan tugas-tugasnya. Ini agar tercapai sinergi antar berbagai bagian yang terlibat dalam seluruh aktivitas kantor, yang pada akhirnya akan membantu tercapainya tujuan organisasi.

Untuk mengetahui siapa dan bagaimana UKI, artikel ini merujuk pada Keputusan Menteri Keuangan Nomor 32 Tahun 2013 tentang Kerangka Kerja Penerapan Pengendalian Intern dan Pedoman Teknis Pemantauan Pengendalian Intern di Lingkungan Kementerian Keuangan. KMK ini sendiri merupakan satu bentuk implementasi dari Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) yang telah diatur sebelumnya di dalam Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008.

SPIP terdiri dari 5 unsur, yaitu :

1. Lingkungan Pengendalian

2. Penilaian Risiko

3. Kegiatan Pengendalian

4. Informasi dan Komunikasi

5. Pemantauan

Unit Kepatuhan Internal merupakan sebuah wadah yang dibentuk untuk melaksanakan unsur SPIP yang kelima, yaitu unsur pemantauan. Disebutkan di dalam KMK Nomor 32/KMK.09/2013 bahwa Unit Kepatuhan Internal yang selanjutnya disebut UKI adalah unit kerja pada masing-masing eselon I yang ditunjuk/memiliki tugas untuk membantu manajemen dalam melaksanakan pemantauan pengendalian intern. Perlu digarisbawahi bahwa tugas UKI adalah membantu pihak manajemen. UKI bukan dimaksudkan untuk mencari-cari kesalahan para pegawai atau manajemen, untuk kemudian dilaporkan sebagai temuan. Ini perlu benar-benar dipahami agar tidak muncul asumsi bahwa UKI merupakan perpanjangan tangan Inspektorat Jenderal, dimana ia dapat melakukan pemeriksaan dan bertindak sebagai ”hakim” terhadap sebuah “pelanggaran”.

Unit Kepatuhan Internal sesungguhnya merupakan implementasi dari konsep tiga lini pertahanan (three lines of defense) atau lini pertahanan tiga lapis yang ada di dalam sistem pengendalian intern, yaitu :

1. Lini pertahanan pertama adalah manajemen dan seluruh pegawai yang melaksanakan proses bisnis. Lini pertahanan ini merupakan lini pertahanan terpenting dalam mencegah kesalahan, mendeteksi kecurangan, serta mengidentifikasi kelemahan dan kerentanan pengendalian. Dengan demikian, seluruh pimpinan dan pegawai harus memahami dan melaksanakan dengan sungguh-sungguh tugas dan tanggung jawab pengendalian kegiatan masing-masing.

2. Lini pertahanan kedua merupakan fungsi pemantauan. Dalam konteks pengendalian intern di Kementerian Keuangan, fungsi ini dijalankan oleh Unit Kepatuhan Internal (UKI) yang bertugas memantau pengendalian intern di setiap tingkatan manajemen. Unit pemantau ini harus memperingatkan lini pertahanan pertama apabila dijumpai kelemahan pengendalian intern baik dari segi tahapan rancangan sampai dengan tahapan pelaksanaannya.

3. Lini pertahanan ketiga adalah fungsi auditor internal. Dalam konteks pengendalian intern di Kementerian Keuangan, fungsi ini dijalankan oleh Inspektorat Jenderal. Dengan demikian, seluruh organisasi harus memperhatikan dengan seksama rekomendasi Inspektorat Jenderal untuk peningkatan pengendalian intern dan memperbaiki kekurangan.

Dengan demikian, UKI pada dasarnya merupakan sahabat bagi manajemen dan seluruh pegawai. Ia berfungsi sebagai pengingat manakala ditemukan kelemahan dalam sistem pengendalian intern di dalam organisasi. Ini sangat bermanfaat untuk menghindarkan organisasi dari hal-hal yang dapat mengakibatkan tidak tercapainya tujuan. Diharapkan peringatan awal ini menjadi langkah prefentif untuk menyelamatkan organisasi dari kemungkinan melakukan kesalahan yang lebih besar.

Untuk menjalankan fungsi di atas, anggota UKI disyaratkan memiliki pemahaman yang baik terhadap proses bisnis. Pemahaman proses bisnis diperlukan untuk memperoleh gambaran yang jelas mengenai urutan proses, penanggung jawab, waktu pelaksanaan, dan keluaran yang dihasilkan dari suatu kegiatan. Gambaran ini kemudian digunakan untuk pemetaan proses bisnis yang sesuai dengan langkah (tahapan) yang ada pada SOP dan/atau peraturan/kebijakan tertulis lainnya. Selanjutnya dilakukan pengelompokan tahapan sehingga tidak terjadi identifikasi “apa yang bisa salah” dan pengendalian yang berlebihan.

Selain itu, anggota UKI harus memiliki kemampuan berinteraksi dan berkomunikasi secara efektif baik lisan maupun tertulis dengan berbagai pihak di lingkungan unit organisasinya. Interaksi dan komunikasi yang baik membuat UKI dapat diterima oleh semua pihak di dalam organisasi. Dalam hal ini UKI memiliki kemampuan menyampaikan segala sesuatu kepada pihak manajemen dan seluruh pegawai dengan cara baik dan jelas. Ia menghindari sikap arogan atau memposisikan diri di atas pegawai yang lain. UKI adalah sahabat dan bagian dari organisasi yang bersama-sama pihak lain bekerja untuk mencapai tujuan organisasi. Karena itu, UKI terdiri atas orang-orang yang memiliki sikap mental (kepribadian) yang baik. Mereka adalah orang yang jujur, objektif, tekun, loyal, bijaksana dan bertanggung jawab terhadap profesinya. Mereka juga merupakan orang-orang yang memiliki keinginan untuk maju dan menambah pengetahuan/meningkatkan kemampuan profesionalnya.

Untuk melaksanakan tugas pemantauan pengendalian intern, UKI dibentuk pada tiga level organisasi sebagai berikut:

1. UKI tingkat eselon I yang selanjutnya disebut UKI-E1 membantu manajemen dalam melaksanakan pemantauan pengendalian intern pada tingkat eselon I

2. UKI tingkat wilayah yang selanjutnya disebut UKI-W membantu manajemen dalam melaksanakan pemantauan pengendalian intern pada tingkat wilayah

3. UKI tingkat pelayanan/operasional yang selanjutnya disebut UKI-P membantu manajemen dalam melaksanakan pemantauan pengendalian intern pada tingkat kantor pelayanan/operasional.

Agar dapat melaksanakan tugas dan fungsinya secara optimal, UKI terlebih dahulu menyusun rencana pemantauan. Salah satu tahap rencana pemantauan adalah pemilihan kegiatan yang dipantau. Artinya, tidak seluruh kegiatan yang dilaksanakan organisasi menjadi objek pemantauan UKI. Dengan pertimbangan keterbatasan sumber daya, kegiatan yang akan dipantau dipilih berdasarkan faktor risiko sebagai berikut:

1. Keterkaitannya dengan pencapaian sasaran strategis yang tercantum dalam rencana strategis/road map unit eselon I/Kementerian Keuangan.

2. Kompleksitas dan karakteristik atau sifat suatu kegiatan, volume dan beban pekerjaan yang melekat dalam kegiatan, dampak bila terjadi kesalahan, faktor subjektivitas yang tinggi dalam pelaksanaan pekerjaan, perubahan operasi atau lingkungan, kerentanan terhadap kerugian/fraud, kecukupan pengendalian, dan hasil audit oleh auditor internal/eksternal atas kegiatan tersebut.

3. Kegiatan yang menjadi perhatian masyarakat/pimpinan.

4. Kegiatan yang berpengaruh langsung terhadap citra Kementerian Keuangan.

5. Hasil penilaian risiko dari proses manajemen risiko.

Selanjutnya, UKI melakukan dua macam pemantauan pengendalian intern, yaitu :

1. Pemantauan pengendalian  (PPU), yaitu kegiatan untuk memastikan bahwa pengendalian utama yang ditetapkan dalam suatu kegiatan telah berjalan dengan menggunakan perangkat pemantauan yang telah disusun. Pemantauan ini diterapkan pada level kegiatan (transactional level) dengan memilih kegiatan tertentu berdasarkan pertimbangan faktor risiko.

2. Pemantauan efektivitas implementasi dan kecukupan rancangan pengendalian intern, yaitu kegiatan untuk memastikan efektivitas pelaksanaan dan kecukupan rancangan pengendalian dalam mendukung pencapaian tujuan kegiatan. Pemantauan ini diterapkan terhadap penerapan unsur-unsur pengendalian intern tingkat entitas dan kegiatan yang dipilih pada pemantauan pengendalian utama. Kegiatan pokok yang dilakukan dalam pemantauan ini yaitu:

a. evaluasi pengendalian intern tingkat entitas (EPITE), dilakukan minimal sekali dalam dua tahun atau apabila terdapat kondisi-kondisi yang dapat mempengaruhi pengendalian intern tingkat entitas

b. pemantauan efektivitas implementasi pengendalian intern (PEI), dilaksanakan sekali dalam setahun

c. evaluasi kecukupan rancangan pengendalian intern (EKR), dilakukan oleh UKI-E1 minimal sekali dalam setahun atau dilakukan sewaktu-waktu apabila terdapat perubahan proses bisnis, perubahan ketentuan, dan/atau hasil pemantauan pengendalian utama merekomendasikan perlu perbaikan segera

d. perumusan kesimpulan keseluruhan

Hasil pemantauan pengendalian intern ini kemudian disusun dalam bentuk laporan dan disampaikan kepada pimpinan unit kerja, pimpinan pelaksana pemantauan di atasnya, pimpinan unit eselon I dan Inspektorat Jenderal. Ada beberapa bentuk laporan yang disusun oleh UKI, yaitu :

1. Laporan Pemantauan Pengendalian Utama terdiri atas:

a. Laporan Hasil Pengujian Pengendalian Utama (LHPPU), disusun dan disampaikan minimal dua kali dalam sebulan.

b. Laporan Temuan Segera, yaitu laporan mengenai temuan yang perlu segera ditindaklanjuti karena ada pengendalian utama yang sering tidak dilaksanakan dan berpengaruh tinggi terhadap strategi/aktivitas operasi dan/atau terhadap kepentingan para pemangku kepentingan (stakeholders).

c. Laporan Temuan Berindikasi Fraud, yakni laporan mengenai adanya indikasi fraud yang dilakukan secara sengaja oleh orang-orang intern Kementerian Keuangan dengan maksud untuk mendapatkan keuntungan pribadi dan/atau kelompoknya dan merugikan organisasi.

d. Laporan Akhir Triwulanan adalah laporan yang disusun setiap periode tiga bulanan yang berisi kompilasi hasil pemantauan pengendalian utama sampai dengan akhir triwulan tertentu.

2. Laporan pemantauan efektivitas implementasi dan kecukupan rancangan pengendalian, yang terdiri atas :

a. Laporan hasil pemantauan efektivitas implementasi pengendalian intern

b. Laporan hasil pemantauan efektivitas implementasi dan kecukupan rancangan pengendalian intern yang hanya disusun oleh UKI tingkat eselon I

Laporan hasil pemantauan digunakan oleh :

1. Pimpinan unit eselon I, untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pencapaian tujuan penyelenggaraan pemerintahan Negara, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset Negara dan keataatan terhadap peraturan perundang-undangan

2. Inspektorat Jenderal, untuk menjadi bahan pertimbangan dalam rangka melaksanakan pengawasan intern sesuai peraturan perundang-undangan yang mengatur mengenai Sistem Pengendalian Intern Pemerintah

Selanjutnya, setiap pimpinan unit eselon I menyampaikan laporan hasil pemantauan pengendalian intern secara semesteran kepada Menteri Keuangan paling lama 4 minggu setelah akhir periode pelaporan.

Daftar Pustaka

Keputusan Menteri Keuangan Nomor 32 Tahun 2013 tentang Kerangka Kerja Penerapan Pengendalian Intern dan Pedoman Teknis Pemantauan Pengendalian Intern di Lingkungan Kementerian Keuangan

Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah