KONSULTAN PERENCANA, PELAKSANA ATAU KONSULTAN PENGAWASKAH YANG BERTANGGUNG JAWAB MEMBUAT SHOP DRAWING DAN AS BUILT DRAWING?

Oleh: Fatimah

Widyaiswara Balai Diklat Keuangan Malang

Ada pertanyaan menarik yang disampaikan oleh salah seorang peserta diklat sehubungan dengan pelaksanaan pekerjaan konstruksi. Peserta bertanya, sebenarnya siapa yang bertanggung jawab untuk membuat shop drawing dan as built drawing? Sebelum menjawab pertanyaan ini, kita harus mengetahui dulu apa yang dimaksud dengan as built drawing dan shop drawing. Ada beberapa pengertian dari shop drawing dan as build drawing antara lain:

1. A shop drawing is a drawing or set of drawings produced by the contractor,  supplier, manufacturer,  subcontractor, or  fabricator. Shop drawings are typically required for prefabricated components.

2. Shop drawing adalah gambar yang dibuat oleh kontraktor sebagai pedoman atau dasar pelaksanaan pekerjaan di lapangan

3. Shop drawing menjadi media komunikasi yang vital antara design dan pelaksanaan

4. As-built drawings are the final set of drawings produced at the completion of a construction project.

5. As-built drawings adalah gambar-gambar yang sesuai dengan pelaksanaan di lapangan.

6. Gambar as-built drawings adalah gambar actual pelaksanaan setelah proses pekerjaan lapangan selesai dikerjakan.

Dari beberapa definisi di atas, kita bisa mengetahui bahwa shop drawing adalah gambar-gambar yang dibuat sebelum memulai pelaksaan pembangunan, sedangkan as-built drawings adalah gambar-gambar yang dihasilkan setelah proses pekerjaan konstruksi selesai. As-built drawings harus menggambarkan dan sesuai dengan pekerjaan lapangan yang dilakukan.

Selanjutnya untuk menjawab siapa yang membuat shop drawing dan as-built drawings tersebut kita perlu memahami proses pelaksanaan suatu pekerjaan konstruksi. Di dalam Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 45 tahun 2007 tentang pedoman teknis pembangunan gedung negara, terdapat tiga pekerjaan yang akan saling berhubungan, yaitu

1. Perencanaan Teknis Konstruksi dilaksanakan oleh konsultan perencana konstruksi

2. Pelaksanaan Konstruksi  dilaksanakan oleh pelaksana konstruksi

3. Pengawasan konstruksi dilaksanakan oleh konsultan pengawas konstruksi

Sekarang mari kita lihat, apa saja yang dikerjakan oleh masing-masing konsultan dalam melaksanakan pekerjaannya.

Perencanaan teknis konstruksi

Perencanaan teknis konstruksi merupakan tahap penyusunan rencana teknis (disain)     bangunan gedung negara, termasuk yang penyusunannya dilakukan dengan menggunakan disain berulang atau dengan disain prototip. Keluaran akhir tahap perencanaan, yang meliputi dokumen perencanaan, berupa: Gambar Rencana Teknis, Rencana Kerja dan Syarat-syarat    (RKS), Rencana Anggaran Biaya (Engineering Estimate), dan Daftar Volume Pekerjaan (Bill  of  Quantity) yang  disusun sesuai ketentuan.

Gambar rencana teknis merupakan imajinasi dari para perencana yang digunakan sebagai alat komunikasi dengan pemilik pekerjaan untuk mengetahui sejauh mana bangunan yang direncanakan tersebut sesuai dengan kebutuhannya. Oleh sebab itu, gambar rencana ini masih mengalami banyak perubahan.

Untuk keperluan pelelangan, konsultan perencana konstruksi juga membuat apa yang disebut gambar tender, yaitu gambar yang digunakan sebagai acuan dalam perhitungan volume pekerjaan dalam proses pemilihan pelaksana konstruksi. Gambar tender lebih detil daripada gambar rencana teknis. Ukuran-ukuran penting sudah tertera dengan jelas, gambar-gambar pelengkap sudah tersedia, acuan-acuan untuk membangun juga sudah diberikan. Gambar tender bertujuan untuk menunjang perhitungan yang cermat sesuai dengan spesifikasi yang diminta. Gambar ini mengikat terhadap penawaran yang sudah diberikan dan menjadi acuan terhadap pembuatan kontrak dalam tahap selanjutnya.

Pelaksanaan konstruksi

Pelaksanaan konstruksi merupakan tahap pelaksanaan mendirikan bangunan       gedung, baik merupakan pembangunan baru, perbaikan sebagian atau seluruhnya, maupun   perluasan yang sudah ada, dan/atau lanjutan pembangunan yang belum selesai, dan/atau  perawatan (rehabilitasi, renovasi, restorasi) dilakukan dengan menggunakan penyedia jasa   pelaksana   konstruksi   sesuai ketentuan. Keluaran akhir yang harus dihasilkan pada tahap ini adalah:

a.  Bangunan gedung negara yang sesuai dengan dokumen untuk pelaksanaan konstruksi;

b.  Dokumen hasil Pelaksanaan Konstruksi, meliputi:

1)  gambar-gambar yang sesuai dengan pelaksanaan (as built drawings).

2)  semua berkas perizinan yang diperoleh pada saat pelaksanaan konstruksi fisik, termasuk    Surat Izin Mendirikan Bangunan (IMB).

3) kontrak kerja pelaksanaan konstruksi fisik, pekerjaan pengawasan beserta segala         perubahan/addendumnya.

4) laporan harian, mingguan, bulanan yang dibuat selama pelaksanaan konstruksi fisik, laporan akhir manajemen konstruksi/pengawasan, dan laporan akhir pengawasan berkala.

5) berita acara perubahan pekerjaan, pekerjaan tambah/kurang,  serah  terima  I  dan  II,  pemeriksaan pekerjaan, dan berita acara lain yang berkaitan dengan pelaksanaan konstruksi fisik.

6) foto-foto dokumentasi yang diambil pada setiap tahapan kemajuan pelaksanaan konstruksi fisik.

7) manual pemeliharaan dan perawatan bangunan gedung, termasuk petunjuk yang     menyangkut pengoperasian dan perawatan peralatan dan perlengkapan mekanikal-elektrikal bangunan.

Agar hasil pembangunan tidak berbeda dari yang sudah direncanakan maka pihak pelaksana konstruksi membuat gambar yang isinya lebih detil daripada gambar rencana teknis yang dibuat konsultan perencana teknis. Gambar ini lebih rinci karena ukuran sudah diberikan hingga detil, material yang akan digunakan sudah dicantumkan sesuai dengan spesifikasi teknis yang ditentukan, selain itu acuan-acuan pekerjaan juga sudah dicantumkan. Intinya gambar ini dibuat sejelas mungkin sehingga pelaksana pekerjaan seperti tukang dan pengawas mengerti hasil yang diinginkan dan mempunyai acuan untuk mewujudkan bangunan. Gambar inilah yang disebut dengan shop drawing.

Pengawasan konstruksi

Setelah kita memahami pekerjaan perencanaan teknis dan pelaksanaan konstruksi, selanjutnya kita perlu melihat kegiatan-kegiatan pada pekerjaan pengawasan konstruksi. Kegiatan yang dilakukan pada tahap ini terdiri atas: 

a)  Memeriksa dan mempelajari dokumen untuk pelaksanaan  konstruksi  yang  akan  dijadikan  dasar dalam pengawasan pekerjaan di lapangan;

b) Mengawasi pemakaian bahan, peralatan dan metode pelaksanaan, serta mengawasi  ketepatan waktu, dan biaya pekerjaan konstruksi;

c) Mengawasi pelaksanaan pekerjaan konstruksi dari segi kualitas, kuantitas, dan laju    pencapaian volume/realisasi fisik;

d) Mengumpulkan data dan informasi di lapangan untuk memecahkan persoalan yang  terjadi  selama pelaksanaan konstruksi;

e) Menyelenggarakan rapat-rapat lapangan secara berkala, membuat laporan mingguan dan bulanan pekerjaan pengawasan, dengan masukan hasil rapat-rapat lapangan, laporan  harian, mingguan dan bulanan pekerjaan konstruksi yang dibuat oleh pelaksana konstruksi;

f)  Meneliti gambar-gambar untuk pelaksanaan (shop drawings) yang diajukan oleh pelaksana konstruksi;

g) Meneliti gambar-gambar yang sesuai dengan pelaksanaan di lapangan (As Built Drawings) sebelum serah terima;

h)  Menyusun  daftar  cacat/kerusakan  sebelum  serah terima, mengawasi perbaikannya pada masa pemeliharaan,  dan menyusun laporan akhir pekerjaan pengawasan;

i) Menyusun berita acara persetujuan kemajuan pekerjaan, berita acara pemeliharaan  pekerjaan, dan serah terima pertama dan kedua pelaksanaan konstruksi sebagai  kelengkapan  untuk pembayaran angsuran pekerjaan konstruksi;

j) Bersama-sama penyedia jasa perencanaan menyusun petunjuk pemeliharaan dan penggunaan bangunan gedung;

k)  Membantu  pengelola  kegiatan  dalam  menyusun Dokumen Pendaftaran;

l)  Membantu  pengelola  kegiatan  dalam  penyiapan kelengkapan  dokumen  Sertifikat  Laik  Fungsi  (SLF) dari Pemerintah Kabupaten/Kota setempat.

Lalu apa yang dihasilkan oleh konsultan pengawas konstruksi? Yang dihasilkan oleh konsultan pengawas konstruksi adalah persetujuan (approved). Persetujuan atas apa? Persetujuan atas shop drawing yang diajukan oleh pelaksana konstruksi. Di atas sudah penulis jelaskan bahwa shop drawing memuat ukuran, detil material dan acuan yang akan dikerjakan oleh pelaksana konstruksi, maka tugas konsultan pengawas konstruksi memberikan persetujuan atas hal tersebut. Misalnya, apakah ukurannya sudah sesuai, atau apakah material yang digunakan sesuai kebutuhan dan kontrak. Selanjutnya, konsultan mengeluarkan beberapa jenis persetujuan yang menunjukkan status shop drawing yaitu:

1. Approved berarti shop drawing disetujui dan dapat dijadikan pedoman pelaksanaan di lapangan.
2. Approved as note berarti disetujui dengan catatan-catatan yang ada untuk dijadikan pedoman pelaksanaan di lapangan
3. Not approved berarti tidak disetujui dan pelaksana konstruksi harus membuat perbaikan-perbaikan sesuai dengan kesalahan teknis dan catatan yang ada.

Penanggung jawab pembuatan shop drawing dan as-built drawing

Dari penjelasan di atas maka kita bisa mengetahui bahwa ada beberapa gambar yang dihasilkan dalam proses pelaksanaan pekerjaan konstruksi. Gambar yang pertama adalah gambar rencana teknis, ada yang menyebutnya design engineering drawing, merupakan gambar yang dibuat oleh konsultan perencana konstruksi untuk menerjemahkan keinginan pengguna, gambar ini masih mungkin mengalami banyak perubahan. Gambar yang kedua adalah shop drawing, dibuat oleh pelaksana konstruksi dengan tujuan untuk menggambarkan lebih detil dari apa yang disampaikan dalam gambar rencana teknis. Gambar yang ketiga adalah as built drawing, yaitu gambar aktual setelah pekerjaan lapangan selesai dikerjakan, yang membuat juga pelaksana konstruksi.

Jadi, dari paparan di atas, maka bisa diambil simpulan bahwa pembuatan shop drawing dan as built drawing keduanya dibuat oleh pelaksana konstruksi. Walaupun demikian, di dalam prosesnya pembuatan shop drawing harus melewati persetujuan yang diberikan oleh konsultan pengawas konstruksi sehingga gambar yang tampil dalam as built drawing diharapkan sudah sesuai dengan keinginan pengguna. Walaupun tugas konsultan pengawas hanya mengawasi pelaksanaan pekerjaan, tetapi jika tidak dilakukan dengan baik, maka bangunan yang dihasilkan bisa jadi nantinya tidak sesuai bahkan mungkin kualitasnya jauh dari standar. Sebagai sesama konsultan mereka adalah rekan seprofesi, tetapi di dalam melaksanakan pekerjaan mereka harus independen dan bertanggung jawab terhadap hasil pekerjaan masing-masing. Demikian paparan penulis, semoga bisa memberikan manfaat bagi yang membaca.

“Orang bahagia merencanakan tindakan. Mereka tidak merencanakan hasil” (Dennis Wholey)

1. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 45 tahun 2007 tentang pedoman teknis Pembangunan Gedung Negara
2. http://www.wisegeek.com/what-are-as-built-drawings.htm
3. http://www.ilmusipil.com/pengawasan-dan-pengendalian-mutu-pekerjaan-proyek
4. http://ekonomi.kompasiana.com/manajemen/2012/04/08/pentingnya-shop-drawing-dalam-proyek-konstruksi-452726.html
5. http://en.wikipedia.org/wiki/Shop_drawing

PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH YANG TEPAT

SOLUSI PERCEPATAN PENYERAPAN APBN

Dalam siaran Pers Tim Evaluasi dan Pengawasan Penyerapan Anggaran (TEPPA) tanggal 28 Januari 2013, diungkapkan bahwa realisasi belanja K/L/LN per akhir 2012 masih menunjukkan tren penumpukan pada Desember. “Artinya, kita masih punya masalah pada perencanaan kegiatan beserta sistem pengendaliannya,” terang Kuntoro Mangkusubroto (ketua TEPPA). Lebih lanjut Anny Ratnawati (wakil Menteri Keuangan , anggota TEPPA) pada rapat besar di Hotel Le Meridien Jakarta  (23 Januari 2013) menyampaikan, “TEPPA sudah menyiapkan peranti pengendaliannya.” Peranti itu, jelas Anny, antara lain berupa penetapan rencana penarikan dana (disbursement plan) dan pelaksanaan pengumuman lelang (limit: 11 Januari 2013) serta teken kontrak (limit: 15 Maret 2013). TEPPA juga mendorong K/L/LN untuk segera membangun sistem monitoring terpadu.

Pernyataan dalam siaran pers tersebut menunjukkan bahwa dibutuhkan solusi dalam percetapan penyerapan APBN. Dan peranti yang disiapkan antara lain terkait dengan pengadaan barang/jasa pemerintah yaitu pelaksanaan pengumuman lelang dan penandatangan kontrak.

Pelaksanaan pengumuman lelang  dan penandatanganan kontrak pada dasarnya bagian dari pengadaan barang/jasa pemerintah. Dalam perpres nomor 54 tahun 2010 jo perpres nomor 70 tahun 2012 disebutkan bahwa pengadaan barang/jasa pemerintah adalah dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai dengan diperolehnya barang/jasa. Pelaksanaan pengumuman lelang dan penandatanganan kontrak sangat dipengaruhi oleh perencanaan pengadaan barang/jasa. Hal ini terkait dengan kapan barang/jasa tersebut akan dibutuhkan oleh satuan kerja. Oleh karena itu dibutuhkan perencanaan yang baik dalam pengadaan barang/jasa yang akan menjadi acuan dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang dimulai dari pengumuman lelang dan penandatanganan kontrak.

Pengadaan barang/jasa pemerintah sangat mempengaruhi penyerapan APBN. Seluruh pengadaan barang/jasa pemerintah dibiayai dari APBN, baik yang bersumber dari rupiah murni maupun yang bersumber dari Pinjaman/Hibah Luar Negeri. Pembayaran terhadap tagihan atas  pengadaan barang/jasa pemerintah dilaksanakan setelah barang/jasa tersebut diterima oleh pemerintah (dalam hal ini Panitia Penerima Hasil Pekerjaan di setiap satuan kerja). Apabila penyerahan barang/jasa dilaksanakan pada akhir-akhir tahun anggaran, misalnya pada bulan desember, maka pada bulan tersebut baru bisa dibayarkan tagihan atas penyelesaian pekerjaan. Itu apabila satu buah satuan kerja, apabila terjadi juga pada satuan kerja lainnya, maka akan terjadi penumpukan penyerapan APBN di  bulan Desember. Dan sebaliknya apabila penyerahan atas penyelesaian pekerjaan pengadaan barang/jasa pemerintah dilaksanakan pada semester I  atau triwulan III tahun anggaran, maka pembayaran atas tagihan kepada negara atas penyelesaian pekerjaan tersebut maka akan dilaksanakan pada semester I atau triwulan III. Hal ini akan mendorong terjadinya percepatan penyerapan APBN.

Pengumuman Pelelangan/Seleksi

Pengumuman pelelangan merupakan tahap awal dari pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah. Sebelum tahap ini, didahului dengan tahap perencanaan umum pengadaan dan persiapan pengadaan barang/jasa pemerintah. Pelelangan pada dasarnya penggunakan kata yang memudahkan pembaca untuk memahaminya. Dalam pengadaan barang/jasa pemerintah, tidak hanya dikenal dengan pelelangan saja, tetapi juga terdapat seleksi. Pelelangan digunakan untuk pengadaan barang, pekerjaan konstruksi dan jasa lainnya. Sedangkan seleksi digunakan untuk pengadaan jasa konsultansi. Pengumuman pelelangan/seleksi pada dasarnya dibagi menjadi 2, yaitu pelelangan/seleksi pemilihan penyedia barang/jasa dengan prakualifikasi dan pelelangan/seleksi dengan pascakualifikasi. Pelelangan/seleksi pemilihan penyedia barang/jasa dengan prakualifikasi dimulai dengan pengumuman prakualifikasi. Pelelangan/seleksi pemilihan penyedia barang/jasa dengan pascakualifikasi dimulai dengan pengumuman pengadaan barang/jasa tersebut. Kedua jenis pengumuman tersebut merupakan tahap awal dari proses pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah.

Perpres nomor 54 tahun 2010 jo perpres nomor 70 tahun 2012, mengatur tentang ketentuan waktu pengumuman pelelangan/seleksi. Pengumuman pelelangan/seleksi untuk pemilihan penyedia barang/jasa dapat dilaksanakan sebelum tahun anggaran pengadaannya. Misalnya pengadaan barang/jasa akan dilaksanakan dengan menggunakan APBN tahun 2013, maka pengumuman pelelangan/seleksi dapat dilaksanakan pada tahun 2012.

Ada beberapa hal yang harus diperhatikan ketika pengumuman pelelangan/seleksi akan dilaksanakan mendahului tahun anggaran:

1. Rencana Kerja Anggaran Kementerian/Lembaga sudah disetujui oleh Dewan Perwakilan Rakyat atau Angaran Pendapatan dan Belanja Daerah sudah disetujui bersama Pemerintah Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah.

2. Terlebih dahulu harus dibentuk Kelompok Kerja (POKJA) Unit Layanan Pengadaan yang akan melakukan proses pemilihan dan penetapan penyedia barang/jasa pemerintah

3. Dan yang harus diperhatikan adalah penyediaan biaya pendukung proses pemilihan penyedia barang/jasa pemerintah.

Pengumuman pelelangan/seleksi yang dilaksanakan mendahului tahun anggaran ini akan mempercepat pemilihan dan penetapan penyedia barang/jasa pemerintah. Proses pemilihan penyedia barang/jasa pada dasarnya adalah memilih penyedia barang/jasa dan memilih barang/jasa itu sendiri. Hasil dari proses ini adalah akan ditetapkannya penyedia yang akan  melaksanakan pekerjaan pengadaan barang/jasa pemerintah. Pemilihan dan penetapan penyedia barang/jasa yang lebih cepat maka membawa dampak pada penandatangan kontrak pengadaan barang/jasa lebih cepat atau di awal tahun anggaran.

Penandatanganan Kontrak

Penandatangan kontrak dilaksanakan setelah proses penetapan penyedia barang/jasa dan penerbitan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa (SPPBJ). Setelah penetapan penyedia barang/jasa, maka Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) menerbitkan  SPPBJ apabila tidak ada perbedaan pendapat dengan penetapan penyedia barang/jasa. Setelah diterbitkan SPPBJ maka dilanjutkan dengan penandatangan kontrak. Oleh karena itu penandatangan kontrak hanya dapat dilaksanakan setelah tahap penepatan penyedia barang/jasa. Selain itu, waktu penandatangan kontrak juga dipengaruhi oleh waktu penetapan penyedia barang/jasa. Semakin cepat penetapan penyedia barang/jasa maka semakin cepat juga penandatangan kontraknya.  Namun demikian yang harus menjadi perhatian adalah penandatangan kontrak hanya bisa dilaksanakan apabila Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA)/Daftar Pelaksanaan Anggaran (DPA) sudah terbit.

Penandatangan membawa konsekuensi bagi penyedia untuk segara menyelesaikan pekerjaan pengadaan barang/jasa pemerintah sesuai dengan batas waktu penyelesaian pekerjaan yang tertuang dalam kontrak. Sehingga apabila kontrak dapat ditandatangani lebih cepat atau di awal tahun anggaran, maka akan semakin cepat pula penyelesaian pekerjaannya (tidak di akhir tahun anggaran). Sebagai ilustrasi, ada sebuah kontrak pekerjaan pembangunan gedung sebuah satuan kerja yang membutuhkan waktu pelaksanaan pekerjaan selama 180 hari kalender. Apabila kontrak ditandatangi pada awal Januari, maka pekerjaan sudah dapat diselesaikan pada bulan awal bulan Juli. Tetapi sebaliknya, apabila kontrak baru ditandangani awal bulan Juni, maka pekerjaan baru selesai pada  awal bulan Desember.

Penyelesaikan pekerjaan ini membawa dampak kepada pembayaran tagihan kepada penyedia barang/jasa pemerintah. Penyedia yang sudah menyelesaikan kewajibannya yaitu penyelesaian pekerjaan pengadaan barang/jasa pemerintah mempunyai hak tagih kepada negara. Dan kewajiban negara untuk membayar hak tagih tersebut melalui mekanisme pencairan APBN.

Pembayaran atas tagihan kepada negara (termasuk pembayaran atas pengadaan barang/jasa pemerintah) menunjukkan adanya penyerapan APBN. Jumlah realisasi pembayaran yang dilaksanakan pada semester II tahun anggaran menunjukkan jumlah penyerapan APBN sampai dengan semester II. Pembayaran atas pekerjaan pengadaan barang/jasa pemerintah yang dilaksanakan lebih cepat (tidak menumpuk di bulan Desember) maka akan mempercepat juga penyerapan APBN.

Dengan demikian jelaslah bahwa semakin cepat  pengumuman pelelangan/seleksi dan penandatangan kontrak akan membawa dampak kepada penyerapan APBN. Pengumuman pelelangan/seleksi yang dilakukan lebih cepat akan mempercepat penandatangan kontrak. Penandatangan kontrak yang dilaksanakan di awal-awal tahun anggaran maka akan membawa dampak pada  penyelesaian pekerjaan pengadaan barang/jasa pemerintah lebih awal juga atau tidak menumpuk di akhir tahun anggaran. Penyelesaian pekerjaan yang lebih awal atau tidak menumpuk di tahun anggaran maka akan mempercepat penyerapan APBN.

Pengumuman pelelangan/seleksi yang lebih awal ditentukan sejak awal pada saat  perencanaan pengadaan barang/jasa. Hal ini terkait dengan kapan barang/jasa tersebut akan dibutuhkan oleh satuan kerja. Oleh karena itu dibutuhkan perencanaan yang baik dalam pengadaan barang/jasa yang akan menjadi acuan dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang dimulai dari pengumuman pelelangan/seleksi.

Ikan sepat ikan gabus, lebih cepat lebih bagus.

Penulis:

Muchamad Amrullah

Widyaiswara Muda

Pusdiklat Anggaran dan Perbendaharaan

Daftar Pustaka

Perpres 54 Tahun 2010 jo Perpres Nomor 70 Tahun 2012